重新思考办公空间：员工偏好与未来工作模式

员工的诉求与需求——无论是明确表达的还是未曾言说的——都在持续演变。重返办公室（RTO）政策为这一图景增添了新的维度：据2023年8月ResumeBuilder报告，九成雇主计划在2024年前实施RTO政策。在未来工作模式不断变化的背景下，理想的（混合）办公环境应如何发挥作用？

视频会议公司Owl Labs发布的远程工作脉搏报告指出，远程工作者确实受益于不被强制要求到办公室的自由。57%的受访者表示，独立远程工作的效率更高，而仅有30%的人认为在办公室效率更高。约半数员工认为在远程工作时更具创造力。相应地，49%的人表示在远程时注意力更集中，而39%的人认为在办公室环境中表现更好。

但研究也揭示，知识型员工确实重视与同事交流的好处：60%的受访者表示喜欢在办公室结识新同事，而17%的人表示更倾向于远程结识。约半数人更喜欢线下团队会议，而四分之一的人表示更喜欢虚拟会议。（受访者在线下协作与远程协作的偏好比例也类似。）

那么，人力资源部门应如何平衡这些混合的期望与信号？

沟通是秘诀

针对远程工作调查的混合结果，Owl Labs首席执行官Frank Weishaupt在公开声明中指出：“在工作环境方面，没有一种放之四海而皆准的方案能满足所有员工，这正是混合办公成为未来的原因。”这一观点与Vensure Employer Services客户发展副总裁Abraham Gonzales-Pollick的看法相呼应。

Gonzales-Pollick承认某些行业必须现场办公，他给人力资源部门的建议是：与员工协作，共同决定其组织中的RTO应如何实施。与其进行离职面谈，不如深入进行“留任面谈”。他建议在招聘、入职、绩效管理、培训与发展的每一步都保持开放沟通。

“员工在整个生命周期中经历所有这些环节。如果能听到员工在那个时刻的需求，那将非常棒，”他说。也许组织需要更大的灵活性或更好的薪酬，他继续说道：“也许组织需要更多有趣的活动，也许员工需要一点奖金。谁知道呢？”Gonzales-Pollick告诉HR Dive：“每个组织都不同，每个行业都不同。”

关于RTO，Jakada Imani表示，他的大多数客户都在“相当谨慎地涉足”。作为专注于包容与公平的领导力咨询公司The Management Center的首席执行官，Imani对混合办公格局有着全局视角。许多雇主理解将员工重新融入实体工作场所的重要性。他也指出，最良好的意图也可能因草率的方式而受挫。

为什么这个秘诀很重要

“很多大公司犯的错误在于——他们没有真正与团队沟通，”Imani告诉HR Dive。“他们没有就员工的偏好是什么、为什么会有这些偏好、工作的需求是什么，以及如何跟踪和聚焦工作需求进行对话。”

除了未来的工作流程和混合动态，Imani表示，还应讨论RTO将“如何不成比例地影响不同员工”。例如，许多黑人员工更倾向于在家工作，因为远程工作能让他们暂时摆脱面对面的种族歧视。（此前，一家招聘公司的高管曾向HR Dive谈到，远程工作是一个种族平等问题。）

研究公司麦肯锡公司等机构一直密切关注职场女性，并发布了年度洞察报告。“我们知道，尤其是女性、母亲和照护者非常青睐远程工作，因为这让他们能更积极地履行照护责任，并减少通勤时间带来的压力，”Imani说。

人力资源如何让办公室成为理想之地

除了合规要求——所有接受“办公空间”系列采访的人力资源专家都提到了哺乳室的重要性——雇主还需要“说服”员工回到办公室，正如先前一位专家所言。这位共享办公公司的区域负责人表示，他们的空间经过精心设计：设有“专注室”等私密空间和协作开放空间，公共区域配有“软座椅”等。

Gonzales-Pollick谈到了实体空间元素，他说：“我们应该思考空间以及如何调动感官，而不仅仅是实用功能。人们需要的不仅仅是一张桌子、一部电话和显示器，对吧？”

“这些都很实用，但当我们关注工作空间的设计和情感层面时，我们就在影响情绪、行为、态度。正是这些因素影响绩效，”他继续说。“你可能甚至没有意识到，但照明会产生影响。桌上的植物、照片和协作空间。”

Gonzales-Pollick补充说，颜色也很重要。他举的例子是公司的休息室。如果“墙壁已经10年或20年没有粉刷”，而老板强制要求RTO，理由是员工在办公室“会表现更好”，那这种逻辑就站不住脚。他解释说，这样的环境可能无法与员工居家办公时的窗户、明亮色彩和舒适椅子相媲美。

人力资源需要线下参与计划

Gonzales-Pollick还强调了日常参与活动的重要性，他称之为“能量时段”。他还扩展了员工资源小组的概念。“我们思考多元、公平、包容和归属感的新颖方式，但归属感有时被忽略了，”他说。

他提出了归属小组的想法，以“给人们一些期待”，让他们可以说：“我属于这里。如果我不来上班，我会错过，因为我能从这些归属小组中获得很多。”

“我们希望每个工作环境都高度支持、高度连接。但我们知道事实并非如此。我们知道许多工作环境充其量是功能失调，最坏则是充满毒性，”Imani说。“所以，如果你要让人们聚在一起建立联系和情谊，你实际上必须刻意去构建。”

Imani甚至提到了“破冰”这一传统概念。“这些方法确实有效，因为它们建立信任、建立联系、增进彼此了解，”他说，为“良性循环”奠定基础。

反过来，他说：“如果我坐在我的隔间里，你坐在你的隔间里，这并不能建立情谊。当我们不知道彼此的名字，不知道彼此做什么，也没有特定的项目或合作：惊讶吧！这不会建立深厚的联系。”

两位专家都建议人员团队在工作日安排参与活动，尤其要体谅照护者的时间。除了欢乐时光，雇主可以邀请演讲者，并在之后举行分组讨论，将员工与日常不一起工作的人配对。Imani还建议午餐讨论小组；简单的提示可以很有效。

即兴发挥，Imani提出了三个提示：

• 工作之外你喜欢做什么？
• 你真正热爱工作的哪一点？
• 未来12个月你期待的一件事是什么？

“管理者可以做的事情太多了，”Gonzales-Pollick说。“他们只需要允许自己作为领导者拥有尝试的创意空间。”

许多领导者曾哀叹，在将员工从居家办公过渡到办公室时，缺乏“偶然的走廊时刻”。但Imani可以说反驳了这种想法。有意的参与活动才是真正给员工机会去了解同事的方式。

“这有点‘强迫’，但回到办公室也是强迫的，”他说。“所以让我们创造一些连接的机会，而不是随机的。因为如果我在走廊里遇到你，我只会说‘借过’，然后继续走。”