设施管理者如何应对2024年重返办公室的新格局

新冠疫情暴发近四年后，随着企业敦促员工重返办公室，越来越多的组织正利用占用数据和员工偏好来指导办公空间决策与楼宇运营。据VTS发布的《2024年全球职场报告》，12月北美有33%的企业表示计划鼓励员工增加在办公室的时间，较六个月前有所上升，其中25%计划强制要求更多出勤。职场管理与分析公司Robin在2023年底的调查中也发现，超过500名设施管理者和企业主中，88%计划强制规定员工每周到岗天数。

混合办公主导职场运营

尽管高管们表现出更强烈的返岗意愿，但VTS指出，新冠疫情的持续影响和对灵活性的偏好使混合办公在2024年仍占主导。报告显示，52%的组织要求员工每周到办公室1至4天，而37%要求每周5天全勤。该调查覆盖全球400多名企业领导者。

JLL Research与Facilities Dive分享的新数据显示，财富100强公司中有68%已为员工确定混合办公策略，平均每周到岗三天，但行业间差异显著。

推动更大规模返岗的趋势已开始影响企业主和设施管理者对资产组合、资产和运营的处理方式。疫情前办公多在办公室完成，疫情高峰期转为远程，如今则呈现两者混合的形态。

过去一年，是什么驱动了工作模式的转变？根据FM:Systems在2023年末对549名企业领导者进行的调查，53.8%将工作模式变化归因于管理层的强制要求，43.9%指向激励员工增加在办公室时间的举措，28%提到过去一年对办公室布局和装饰的调整。Robin在2023年11月的办公空间调查中发现，89%的受访者正在改变办公室布局或设计，以支持新的员工需求。

“我们看到的推动返岗行为的首要因素……是错失恐惧，”FM:Systems首席战略官Brian Haines告诉Facilities Dive，“如果你的同事在办公室而你不在，你可能会错过重要信息。”他指出，这正促使许多组织重新思考其房地产管理方式，更侧重于协作空间。

到岗率与空间利用率之间的差距

尽管企业努力优化混合办公场所，但办公室利用率仍然低迷。根据CBRE《2023-2024年全球职场与占用洞察报告》，2023年美洲办公室利用率平均仅为31%，而疫情前全球平均为64%。与此同时，报告称，全球平均占用率（即分配人数与座位数之比）首次超过100%，原因是自2021年以来空间共享增加44%，人均面积减少22%。

尽管FM:Systems对2000万平方英尺的利用率数据样本进行分析后，Haines在10月预测全球办公室到岗率将在2024年下半年恢复至疫情前水平，但CBRE更近期的报告显示，平均办公室利用率持续下降，表明到岗率已趋于平稳。

Kastle Systems的每周“重返工作晴雨表”衡量美国10个主要都市区周四至周三的平均占用率，其2024年首个完整测量期（截至1月10日）显示，平均占用率为疫情前水平的48.5%。相比之下，2023年9月第一周为47.3%，2022年9月第一周为44%。根据该公司的“高峰日混合指数”（衡量周二——即办公室占用率通常达到峰值的一天——的平均占用率），一周中最繁忙日子的平均占用率从1月2日（今年第一个工作日）的42.5%升至1月9日的57.5%，随后在1月16日回落至40.2%。

Kastle Systems的每周“重返工作晴雨表”显示，2024年首个完整测量期（截至1月10日）平均占用率为疫情前水平的48.5%。

尽管企业正采取越来越高效的房地产组合和空间规划措施，但混合办公模式与未充分利用的办公空间相结合，造成了租户拥有议价杠杆的不平衡，使楼宇业主和运营商不得不努力改善空间，CBRE表示。该报告指出，这种不平衡不会自行解决，除非采取“沟通良好的政策变更”和增加便利设施等有目的的行动，以提升职场体验并吸引更多员工返回办公室。

报告称，进一步缩减资产组合规模也可能部分抵消这种不平衡，这似乎是许多组织的常见选择。自2020年1月以来，CBRE客户中62%（涵盖超过5000栋建筑）表示已缩减办公空间组合；另有63%计划到2026年进一步缩减。全球范围内，43%的组织计划在未来三年内将资产组合规模缩减超过30%，而20%的目标是减少10%至30%的办公空间。根据Robin的调查，75%的受访者计划在2024年减少其办公面积。

“我现在不想当商业地产经纪人，”Haines说，他预计未来几年北美将有约9亿平方英尺的房地产到期续约，因为许多客户签订了长期协议，在协议结束前无法灵活调整规模。然而，Haines表示，众多内部和外部调查显示，表示有意增加房地产足迹的公司数量几乎与打算减少的公司数量持平。“所以，我们并没有看到大规模抛售。”

尽管职场偏好因行业和公司而异，但最常见的担忧之一是缺乏协作空间。VTS最近一项调查中，40%的北美受访者表示，当前办公空间中团队会议和头脑风暴空间有限，他们希望在下一次空间规划中解决这一问题。

空间与运营决策

为了准确理解办公室布局、室内空气质量和出勤模式等因素如何影响效率、生产力、成本和员工福祉，企业领导者和职场运营者正转向技术以获取洞察，FM:Systems的《职场内部报告》指出。该报告发现，69%的组织使用“职场管理解决方案”，该方案可与职场分析平台协同，生成可操作的洞察。

虽然硬数据来源已扩展到物联网传感器、员工Wi-Fi连接、传统门禁刷卡和工位预订，并输入资源信息系统，但楼宇领导层还必须关注软数据，包括员工对工作场所的感受以及他们与上班的关系，Haines在最近的“职场现状”网络研讨会上表示。

JLL Research强调了将工作风格与每家公司的工作性质相结合以确保生产力的重要性，并指出其数据显示各行业的平均出勤率和办公室出勤策略存在显著差异。因此，员工体验数据在楼宇运营和职场管理中变得越来越重要，JLL Work Dynamics技术部门总裁Rob Kolar在接受采访时表示。

JLL Research与Facilities Dive分享的数据强调，将工作风格与每家公司的工作性质相结合以确保生产力，其数据显示各行业的平均出勤率和办公室策略存在显著差异。

Kolar指出，楼宇运营商需要更细致地掌握员工体验、期望和行为。“当员工在办公室时，他们在做什么？他们使用哪些空间？这些空间是否合适？数量是否足够？这些空间是否需要根据人们的工作方式而改变？”他问道，“我认为人们在办公室所做的事情已经发生了很大变化，因此映射这类活动的空间也需要改变。”

能够获取准确职场数据的组织现在面临的任务是利用这些数据来提高空间利用率、简化职场管理并优化楼宇运营。

像Eptura和Envoy这样的科技公司提供管理平台，旨在整合职场体验、空间规划、预防性维护和访客管理工具。大型行业参与者也在应对这些需求。例如，CBRE向VTS投资1亿美元并建立合作伙伴关系，使这家房地产服务巨头能够通过连接的移动应用获取租户和运营商数据，CBRE称这将使其“比市场上任何其他公司更早地了解租户需求”。

JLL Work Dynamics的Kolar指出，尽管他尚未看到业主和运营商提供的便利设施数量发生剧烈变化，但租户体验数据在便利设施规划中发挥的作用越来越大，团队现在能够根据出勤情况策划活动。“当员工在办公室时——比如说周二、周三和周四——可能比周一和周五提供更多服务。在没人上班的日子提供大量便利设施，对任何人来说都不是最佳选择。”Kolar说。

除了用于便利设施和其他软运营规划外，这些数据在办公室运营商处理建筑能耗方面也发挥着越来越重要的作用。在收购FM:Systems后，Johnson Controls计划利用其软件提供的职场洞察，通过自动化控制和运营管理来提高建筑效率。

“我们已经解决了利用率问题，或者说我们是业内做得最好的之一。我们现在正将这些数据应用于其他运营，比如所有其他设施运营，以根据人们如何使用建筑来优化它们，”Haines说，“将这些数据与楼宇控制系统集成，我们坚信自主楼宇控制是未来，建筑将能够大幅超越最近由人工管理的性能。”